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Dropbox 도입 배경

36개 지점을 연결하는 콘텐츠 허브 패스트파이브는 국내 공유 오피스 기업 중 가장 많은 36개의 지점을 보유하고 있습니다. 마케팅팀과 브랜드디자인팀은 매주 뉴스레터와 POP 등의 제작물을 각 지점에 배포하는데 이 때문에 이미지나 영상 같은 대용량 파일을 여러 지점에 손쉽게 배포할 수 있는 공유 툴이 필요했습니다.

소중한 정보를 안전하고, 빠르게 저희가 다루는 데이터엔 멤버사나 파트너사의 정보가 들어있을 수 있고, 공간 개발에 필요한 도면이 오가기 때문에 보안이 굉장히 중요합니다. 또한, 그 내용이 수시로 바뀌기 때문에 빠르게 대응하는 것도 필요했습니다. 이 때문에 강력한 보안을 제공하고 현장이나 이동 시에도 쉽고 빠르게 수정 내용을 확인할 수 있는 클라우드 서비스를 찾게 되었습니다.

Dropbox 도입 후 변화

기존에는 NAS와 타사 클라우드를 함께 사용했는데 NAS의 경우 직원들이 드라이브 동기화나 웹 접속 방법 등을 불편해 해서 관리 측면에서도 어려움이 있었습니다. 사내 매뉴얼을 수차례 만들어 배포했음에도 불구하고 인트라넷에는 NAS에 로그인하는 법을 묻는 질문만 140개가 넘게 올라와 있을 정도였습니다. 드롭박스의 UI는 사용자가 쉽게 이해할 수 있게 구성되어 있어 계정 안내 이후엔 별다른 문의가 들어오지 않습니다. 이 때문에 현재는 NAS를 아카이빙 용도로만 사용하고 전사 파일 공유 서버를 클라우드로 바꾸고 있습니다.

또한, 드롭박스 도입 전에는 모든 PC에 파일 종류별로 뷰어를 깔아두고 사용했습니다. 특히 현장을 이동하면서 자료를 확인해야 하는 경우 모바일 앱을 깔고, 드라이브에서 파일을 내려받은 뒤 별도의 뷰어 앱에서 열어서 확인했기 때문에 번거로웠습니다. 드롭박스를 사용한 후에는 이동 중에도 드롭박스 하나로 파일을 확인하고, 수정하고, 전달까지 할 수 있게 되었습니다.

“평소 많은 멤버사들을 만나 상담을 하는데 좋은 서비스를 권해 드려도 초반에 어렵다고 인식하면 결국 그 서비스를 선택하지 않는 경우가 많더라고요. 그런 점에서 드롭박스는 UI가 직관적이어서 누구나 거부감 없이 쉽고 편하게 사용할 수 있어요.”

정희주 팀장, 플랫폼 비즈니스팀

기존 시스템 대비 비교

사용자 측면

- 빠르고 안정적인 동기화 : 문서 파일의 경우 용량이 작아서 속도를 체감할 수 없지만, 기가 단위의 동영상 파일을 공유하면 드롭박스가 다른 서비스보다 확실히 빠르다는 것을 알 수 있습니다. 또한 동기화했을 때 오류가 거의 발생하지 않아 안심할 수 있습니다. - 다양한 애플리케이션과의 연동 : 패스트파이브는 특히 공간 개발 업무에서 캐드(DWG) 파일을 많이 사용하는데 드롭박스 내에서 간편하게 구동할 수 있고 수정 이력이나 활동 내용을 확인할 수 있습니다.

- 파일에 주석 달기 기능 : 공동작업을 할 때 특히 유용한 기능입니다. 파일 내 원하는 부분에 직접 댓글을 달 수 있고, 미리보기에도 댓글을 달 수 있는데 수정사항을 적고, 메신저로 따로 전달할 필요 없이 바로 확인할 수 있어 효율적입니다.

관리자 측면

- 보안 설정 기능 : 관리자가 폴더나 파일을 누구한테, 어느 정도까지 공유할 것인지 세밀하게 설정할 수 있고, 링크만으로 공유할 수 있어 다른 클라우드 서비스보다 안심할 수 있습니다.

- 팀폴더 : 부서별 구분도 되지만 실제 진행되고 있는 프로젝트별로 구분해서 자료 사용 이력을 추적할 수 있다는 점도 편리합니다.

Dropbox의 최대 장점

드롭박스의 가장 큰 장점은 뷰어 기능과 다양한 애플리케이션과 연동된다는 점입니다. 신규 지점을 개설할 때마다 공간 구성과 인테리어에 관련된 수많은 캐드(DWG) 파일을 주고받는데, 랩톱 같은 IT 기기를 잘 사용할 수 없는 공사 현장에서도 별도의 뷰어를 설치할 필요 없이 모바일 기기로 수정 내용을 바로 확인할 수 있어 빠른 업무 진행이 가능합니다.

현재 드롭박스를 사용 중인 디자인팀과 마케팅팀은 업무 특성상 일반적인 문서 파일 외에도 포토샵(PSD)이나 일러스트(AI) 파일, 동영상 파일 등을 주고받을 일이 많습니다. 이런 경우에도 속도와 용량에 불편함 없이 드롭박스를 사용하고 있습니다.

적용 확장 목표 및 기대효과

공유 오피스를 넘어 오피스 플랫폼 기업으로 전환에 성공한 패스트파이브는 2021년 10월부터 멤버사를 대상으로 네트워크 구축, 서비스형 소프트웨어(SaaS), 서비스형 인프라(IaaS), 보안 솔루션, 정보 보호 인증 심사 등의 종합 IT 컨설팅 서비스, ‘파이브클라우드(FIVECLOUD)’를 론칭할 예정입니다. 파이브클라우드 서비스는 36개의 지점의 인프라를 직접 설계 및 구축하며, SMB부터 엔터프라이즈급의 누적 기업 13,000개(2021년 9월 기준)를 상대로 IT 컨설팅을 진행한 경험과 실력을 바탕으로 멤버사에 적합한 솔루션을 추천해 드립니다. 메일이나 메신저 등을 묶어 통합 워크스테이션 툴로 제공하고 여기에 별도의 전문 클라우드 서비스로 드롭박스를 더해 멤버사에 소개할 예정입니다. 멤버사 중에는 100인 이하의 중소기업들이 많아 IT 부서나 관련 분야 전문가를 따로 두지 않은 경우가 많은데 드롭박스와 함께 제공하는 파이브클라우드의 IT 컨설팅 서비스가 멤버사의 성장에 큰 도움이 될 것으로 기대합니다.

“비대면 원격근무를 많이 하는 기업이나 저희처럼 관리해야 할 지점이 많은 기업이 드롭박스를 도입하면 업무 효율이 눈에 띄게 높아지는 것을 경험할 수 있을 거예요.”

정희주 팀장, 플랫폼 비즈니스팀