안녕하세요. 저는 선진엔지니어링종합건축사사무소 전략기획부 이사 장우선입니다. 선진엔지니어링 종합 건축사사무소는 1975년 설립되어 상하수도, 도시, 조경, 철도와 도로, 전력, 신재생에너지, 전력 등 엔지니어링과 건축, 개발사업, 건설 관리 및 감리에 이르기까지 전 분야를 수행하는 토털 솔루션 기업입니다. 오랜 노하우와 탄탄한 기술 조직을 바탕으로 700여 명이 넘는 각 분야 전문가들이 국내외에서 활약하며, 인간과 자연이 공존하는 쾌적한 환경을 만드는 데 앞장서고 있습니다.

산발적으로 분산된 데이터를 한곳에

사회 전 분야에서 AI와 빅데이터 활용에 대한 니즈가 증가하고 있습니다. 토목·건축 분야도 예외는 아니어서 저희도 이 기술들을 업무에 도입하여 기존 업무와 시너지를 내고 이를 활용한 신사업을 준비하고 있습니다. AI와 빅데이터를 활용하려면 기업의 데이터가 한곳에 모여 관리되어야 하는데 기존엔 부서 또는 담당자별로 분산되어 있어 검색과 활용이 어려웠습니다. 그동안 저희가 진행했던 업무 데이터를 하나로 모아 자산화하고, 이를 활용하기 위해 드롭박스를 도입하게 되었습니다.

선진엔지니어링은 5년 전부터 NAS를 이용하고 있었지만, 데이터 취합과 관리는 제대로 이뤄지지 않고 있었습니다. 직원들은 데이터를 본인의 PC 안에서만 다루는 데 익숙했고, 담당자가 퇴사하거나 바뀌면 데이터를 찾기도 어려웠죠. NAS에서 백업이나 파일 삭제, 덮어쓰기의 문제도 쉽게 해결할 수 없었고요. 특히 코로나 팬데믹 기간 동안 재택근무나 회사 외부에서 일하는 경우가 많아졌는데, NAS는 본사 외 다른 환경에서 접근하려면 보안 장비를 통해서 들어와야 해서 편의성이 많이 떨어졌습니다. 그래서 본격적으로 데이터를 한곳에 모으고, 외부에서도 편리하게 사용할 수 있는 대안을 찾기 시작했습니다.

오랜 고민 끝에 결국 드롭박스를 선택했습니다

사실 드롭박스를 도입하는 데엔 1년이 넘는 시간이 걸렸습니다. 데이터 축적과 관리에 대한 니즈가 있는 상태에서 드롭박스보다 먼저 검토했던 것은 문서중앙화 솔루션(ECM)이었습니다. 각각의 장단점이 있지만 ECM의 경우 데이터 관리를 중앙에서 하기 때문에 사용자는 관리자가 지정해 준 폴더에만 접근할 수 있고 데이터 반출 시에도 관리자의 승인이 필요합니다. 강제성을 띠고 정해진 정책하에서만 움직여야해서 상대적으로 자유도는 떨어지죠. 저희가 만든 설계 데이터들은 결국 고객사에 납품되어야 하고 고객사와 중간중간 데이터를 주고받아야

하는 데 데이터양과 개수가 많다 보니 번거로움이 크게 느껴졌습니다. 높은 초기 투자 비용과 관리 문제도 부담으로작용했고요. 클라우드 서비스를 최우선으로 고려하지 않았던 이유는 클라우드의 개념이 낯설기도 했고, 회사의 자료를 외부로 내보낸다는 것에 대한 부정적인 인식이 앞섰기 때문입니다. 하지만 클라우드 서비스의

속도나 편의성 등을 직접 테스트해 보니 직원들이 자유롭게 데이터에 접근하고 활용하도록 하기 위해선 데이터를 온라인상에 올려놓고 작업하는 게 낫겠다는 판단이 들었습니다. 무엇보다 클라우드 서비스를 사용하면 랜섬웨어에 더 쉽게 대응할 수 있다는 점이 가장 큰 장점으로 다가왔습니다.

클라우드 서비스를 도입하기로 한 뒤 드롭박스와 함께 타사 클라우드 서비스도 함께 비교 검토했습니다.

그중 드롭박스를 선택한 결정적인 이유는 강력한 ‘스마트 동기화’ 기능 때문입니다. 타사 솔루션들은 넉넉한 저장용량을 주더라도 로컬 드라이브의 용량이 작으면 접근할 수 있는 파일 용량에 한계가 있지만, 드롭박스는 로컬 드라이브의 용량에 구애받지 않고 대용량의 데이터에 유연하게 접근할 수 있다는 점이 매력적이었죠. 개인 클라우드 서비스는 충분히 제공하지만, 중앙에서 권한을 주는 방식의 협업 서비스를 적용하면 비용이 상당히 높아지는 타사 서비스의 비용 책정 방식도 드롭박스를 선택하는데 영향을 미쳤고요.

체계적인 데이터 관리로 미래를 준비합니다.

토목·건축 분야는 많은 업무 주체들이 협업을 통해 일을 진행하는 경우가 많은데 이때 업무 주체들이 속한 분야와 단계별로 발생하는 데이터가 매우 다양하고 방대합니다. 건축설계 프로젝트는 보통 2~3년, 토목설계 프로젝트는 2~5년 이상이 소요됩니다. 1년에 100건 이상의 설계 용역을 수주하는데 한 프로젝트당 발생하는 데이터양이 평균 100GB가 넘고, 파일 개수만 20~50만 개에 이릅니다. 1년에 쌓이는 데이터양만 10TB 이상 되는 셈이죠. 현재 저희가 보유하고 있는 데이터만 해도 100TB가 넘는데 이후에도 데이터양은 계속 늘어날 것입니다. 그만큼 데이터를 안전하게 보호하는 것에 대한 필요성 또한 높아지겠죠.

기존에도 NAS를 사용하고 있었기 때문에 드롭박스 도입에 따른 직원들의 거부감은 크지 않았습니다. 오히려 회사 밖에서도 편하게 접근할 수 있고, 외부에서도 모바일 기기로 실시간으로 파일 확인을 할 수 있다는 것에 편리함을 느끼고 있습니다. 랜섬웨어로부터 안전하고, 파일이 삭제되거나 잘못되었을 때 복원 기능이 좋은 것에 대해서도 만족해합니다. 향후 직원들이 드롭박스 기능에 익숙해지면 대용량 파일을 간편하게 메일이나 링크로 전송할 수 있는 트랜스퍼 기능, 업무 관계자들끼리 링크로 파일을 공유하고 바로 댓글을 달아 의견을 공유할 수 있는 기능 등은 유용하게 잘 사용할 것으로 생각됩니다. 관리자 입장에서도 아직 권한 관리를 중앙에서 직접 하고 있는데 프로젝트에 인력을 추가해야 할 경우 간단하게 권한만 부여해 주면 바로 작업이 가능하다는 것도 장점이고요. 필요한 데이터를 손쉽게 검색해 이용할 수 있다는 점에서도 만족하고 있습니다.

지금은 저희가 보유하고 있던 데이터를 드롭박스에 이관하고 있는 단계지만 이관이 마무리되면 직원들이 드롭박스의 세부 기능을 바로 알고 안정적으로 사용할 수 있도록 사용자 교육을 실시하는 등 단계적인 계획을 세우고 있습니다. 현재 전사의 50%, 현장 근무 직군을 제외한 설계·관리 직군에서만 드롭박스를 사용하고 있지만 앞으로는 감리 데이터까지 순차적으로 통합 관리할 예정입니다.

최근 들어 건축 업계에서는 3차원 모델을 기반으로 건축물의 전 생애 주기에 걸쳐 발생하는 모든 정보를 통합해 활용하는 ‘건축정보모델(BIM)’이 협업 수단으로 주목받고 있습니다. 저희가 드롭박스를 사용하는 목적 또한 ‘협업’에 있습니다. 개인적으로 데이터를 저장하고 공유하는 차원을 넘어 회사 차원에서 모든 프로젝트의 데이터를 한곳에 모아 체계적으로 관리하는 것입니다. 드롭박스를 활용한 데이터 통합 관리를 통해 과거의 성공과 실패에서 배울 점을 찾고, 새로운 사업까지 확장되는 기회가 열릴 것으로 기대합니다.