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카가타(Kagata) 건설 회사의 기업용 드롭박스 사용 후기


Dropbox Business 도입을 통해 업무에 집중할 환경을 만든 KAGATA 건설 주식회사

주로 건설부문을 담당하는 KAGATA 도쿄 지사에서는 각 현장장소에 설치한 NAS를 대체할 파일 서버로 Dropbox Business를 채택하고 있습니다. 이렇게 하면 수많은 도면과 재료를 현장에 가져오지 않고 현장에서 아이패드만으로 적절한 판단을 할 수 있어 작업량과 비용을 절감할 수 있습니다.



도입에 따른 주요 성과

- 과부하 없이 다양한 앱에서 활용할 수 있는 클라우드 파일 서버 도입

- 현장 감독에 필요한 모든 데이터를 하나의 아이패드에서 관리

- 이전 이슈와 업데이트 기록을 모두 저장하여 이를 회사 자산으로 활용



도입 배경

KAGATA는 사무 작업과 잔업을 줄이고 시공 관리 및 안전 관리 등 본연의 업무에 주력할 수 없을까?KAGATA 주식회사는 메이지 28 년에 창업되어 120 년의 역사를 가진 건설사입니다. 니가타에 본사가 위치하고 있고, 도쿄와 센다이에 지점이 있으며, 현재는 동일본을 중심으로 사업을 전개하고 있습니다. 직원은 회사 전체에 약 400 명, 그 중 도쿄 지점은 약 80 명이 있습니다. 도쿄 지점의 매출은 90 % 이상이 주로 아파트, 공장, 점포, 학교, 양로원 등의 건축 및 건설 사업에서 발생합니다.



도입 계기

Dropbox Business의 도입은 관리 부서에서의 제안이 아닌 현장의 목소리가 계기가 되었다고 관리부 주사의 요시하라씨는 말합니다.


"동종 업계에서는 규모와 관계없이 시공 현장에서 태블릿을 사용하고 있었습니다. 당사에서도 iPad를 활용하자는 요구가 현장에 있었습니다. 관리부는 현장 직원의 사무 작업과 잔업을 최대한 줄이고 시공 관리 및 안전 관리 등 본연의 업무에 집중할 수 있는 환경을 정비하는 것이 필요하다고 생각해, 사무실의 PC와 현장의 iPad, 그리고 팀 구성원과 협력 업체가 함께 원활한 정보 공유를 할 수 있는 솔루션 검토를 시작했습니다." (요시하라 씨)

"사무 작업과 잔업의 감소로 본연의 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들고자 했던 것이 상당한 비용 절감 효과로 나타났습니다." 요시 씨 (도쿄 지점 관리부 심사)


솔루션: 기업용 Dropbox 도입

Dropbox Business는 대부분의 애플리케이션을 지원하고 일반 컴퓨터에 있는 데이터를 아이패드에서 동일하게 구현할 수 있습니다.


Dropbox Business를 도입하기 전에 각 현장에는 NAS(Network Attached Storage) 파일 서버를 설치하고 공정표, 도면, 회의 기록 등의 정보를 팀과 공유하였습니다. 건설부 니시야마 노부루 사무국장은 "기술자의 질문이 있으면 현장에서 적절한 결정을 내려야 하기 때문에 수많은 도면과 자료를 현장으로 가져올 수 밖에 없었다"고 말합니다. 이러한 상황에서 Dropbox Business 도입 실험을 위한 실험용 iPad가 현장 이사 2명에게 지급되었습니다.


"iPad에서는 NAS에 있는 파일을 열 수가 없습니다. 다른 클라우드 서비스도 써보았지만, iPad에 데이터가 없으면 잘 실행되지 않았습니다. Dropbox Business는 대부분의 애플리케이션과 호환성이 뛰어나고 ipad 내 복사본도 만들 수 있어 스트레스 없이 일을 할 수 있었습니다 " (니시야마 씨)

iPad를 NAS 또는 사무실 PC와 동기화 상태를 유지하는 것은 수많은 수작업을 요구합니다. 실수도 일어나기 쉽고, 현장에서 중요한 데이터를 참조하기도 어려웠습니다. 사무실의 PC나 물리적 도면을 현장에 들고오지 않고, iPad만으로 업무를 해결하기 위해서는 Dropbox Business 도입이 필연적이었다고 건축부 작업 소장인 나카무라 미츠루 씨는 이야기합니다. Dropbox Business 도입을 위한 테스트는 2년간 이루어졌고, 먼저 개인용 Dropbox Pro에서 효과를 검증한 뒤 데이터의 체계적인 관리 및 용량 개선을 위해 최종적으로 Dropbox Business를 도입하게 되었습니다.


"Dropbox Business 홈페이지에서는 사무실처럼 자택근무를 하는 사례가 소개되고 있습니다만, 우리는 사무실과 현장을 연결하는 데 Dropbox Business를 사용합니다. 폴더는 각 책임자별로 생성됩니다. 현장에서 필요한 모든 정보는 폴더를 통해 팀과 공유되고 현장에서 직접 참조할 수도 있습니다. 진행 중인 프로젝트는 PC에 동기화되지만 이전 사례는 클라우드에만 저장됩니다. 이제는 개인적으로 관리해 온 과거 자산을 조직 단위로 공유할 수 있습니다.
“저장공간을 필요한만큼 사용할 수 있어 진행 중인 프로젝트의 데이터뿐만 아니라 과거 이슈나 업데이트 내역도 공유하기 때문에 신속한 판단과 지시를 할 수 있습니다."(도쿄 지점 건축 부 작업 소장)


도입 효과

과부하가 없는 클라우드 스토리지 도입으로 잔업에서 발생하는 비용과 스토리지 유지비 감축

주식회사 KAGATA 도쿄 지점의 Dropbox 폴더는 독특한 방식으로 관리되고 있습니다. 도면, 공정표 협의 장부 등의 폴더는 이름의 시작 부분에 번호를 붙여 정리하고, 모든 프로젝트에서 동일하게 폴더가 정리되어 있습니다. 과거의 자료는 삭제하지 않고 "X"라는 폴더로 이동합니다. 또한 파일 이름의 끝에 날짜 등을 붙여 충돌을 방지합니다.


"과거의 도면도 보관해두면 문제가 있을 때 어떤 버전으로 변경되었는지를 추적 할 수 있습니다. Dropbox Business라면 용량을 필요한 만큼 사용할 수 있기 때문에 과거의 프로젝트뿐만 아니라 업데이트 이전의 정보도 저장 용량을 걱정하지 않고 보관할 수 있습니다. 또한 Dropbox Business의 배지 기능은 저장 시 충돌되는 부분을 알려주기 때문에 파일 이름을 사전에 변경하여 충돌 문제를 해결하고 있습니다." (니시야마 씨)

협력업체와의 데이터 공유에는 Dropbox Business의 공유 링크와 파일 요청 기능을 활용합니다. 첨부 파일의 크기를 걱정하거나 일반 사용자를 위한 스토리지 서비스를 사용하지 않고 협력업체에 링크를 제공하여 안전하게 정보를 공유하고 있습니다.


"파일 요청 기능으로 설계도 제출이 잘 이루어지는지 시험했습니다. 앞으로는 견적 제출 등에도 활용할 계획입니다. 여러 업체와 커뮤니케이션하는 경우가 많기 때문에 모든 제출 서류가 메일에 첨부되어 있으면 나중에 추적이 어려워질 수 있습니다. 필요한 데이터가 한 곳에 있으면 작업 효율도 높아집니다." (니시야마 씨)

Dropbox Business를 이용하여 얻은 가장 큰 효과는 종이와 데이터를 현장에 가져올 필요가 없어졌다는 것, 그리고 어디서나 일할 수 있게 된 것입니다. Dropbox Business가 설치된 iPad를 지참하면 이동 중에도 사무실의 PC에서와 마찬가지로 데이터를 볼 수 있으므로, 정보를 찾는 시간을 절약하면서 이동 시간도 활용할 수 있습니다. 이를 통해 잔업 비용을 대폭 절감하고 과거의 도면 등을 보관하고 있는 스토리지의 유지비도 줄일 수 있을 것이라 회사에서는 기대하고 있습니다.

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