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토비시마 건설 회사의 기업용 드롭박스 사용 후기


Dropbox Business를 도입하여 작업 환경을 획기적으로 개선한 토비시마 건설 주식회사

Dropbox Business를 도입하여 작업 환경을 획기적으로 개선한 토비시마 건설 주식회사 토비시마 건설 주식회사는 Dropbox Business 도입을 통해 현장에서 각종 설계도와 사진에 접근할 수 있는 환경을 만들고, 협력업체와 유연하게 협업하여 작업 환경을 획기적으로 개선하였습니다. 모바일 환경에 적합한 데이터 저장 환경을 구축하여 업무 시간 단축, 업무 방식 개선, 유연한 파일 공유 설정 등을 통해 외부와의 협업도 원활해졌습니다.


Dropbox Business 도입 효과

- 먼지가 많은 환경에도 영향을 받지 않는 태블릿을 활용해 작업 현장에서 도면과 문서 등 데이터를 직접 볼 수 있어 작업 효율이 높아졌습니다.

- NAS에서 클라우드로 전환하여 장애, 재해 및 관리 작업으로 인한 데이터 손실 위험을 크게 줄였습니다.

- 기하급수적으로 늘어나는 과거의 참조 자료 및 데이터를 관리하는 시간을 크게 단축하였습니다.


"현장에서 언제든지 태블릿을 사용하여 Dropbox의 도면 데이터 등을 확인할 수 있게 되었습니다. 일부러 현장 사무실로 돌아갈 필요가 없어 업무 효율성이 향상되었습니다." 토비시마 주식회사, 관리 본부 정보 시스템 부장 오자와 아츠시 씨

수도권 건축 지점 작업소 소장 나씨

작업소 주임 타나카 유유히 씨


토비시마 주식회사의 주요 도전 과제

업무 효율화 / 업무 방식의 개선 / 현장에서의 정보 확인 편리성 향상

토비시마 주식회사는 최근 2018년에 창업 135주년을 기념하였습니다. 지금까지 세이 칸 터널과 도쿄 만 아쿠아 라인 등 일본을 대표하는 수많은 건설 사업에 참여하여 사회 인프라의 일익을 담당해 왔습니다. 최근에는 건설 방재 분야의 첨단 기술로 "미래의 산업 진흥발전을 지원하는 기업 '이 되기 위해 기업 혁신을 추진, "New Business Contractor”으로의 진화를 목표로 하고 있습니다.

“2020년 도쿄 올림픽을 위한 국내 인프라 정비가 전성기를 맞아, 건설 업계에서는 직원의 장시간 노동 문제가 중요한 과제입니다. 저희도 사업의 발전을 지원하는 인재를 확보 육성하기 위해서는 IT 환경의 정비를 비롯해 업무 방식 개혁이 시급하다고 느끼고 있었습니다 " 고 토비시마의 오자와 아츠시 씨는 말합니다.

이러한 방침 아래, 회사는 모든 직원에게 얇고 가벼운 모바일 PC를 지급했으며, 현장에서 휴대용으로 먼지에 강한 태블릿을 지급하여 현장, 현장 사무소, 본사 사무실 등 장소에 얽매이지 않는 모바일 업무 환경으로 정비하였습니다. 그 때 검토했던 부분이 각 장치에서 보게 될 데이터에 대한 관리 방법이었습니다.


기존 현장의 도면 및 공법 자료 등의 데이터는 현장 사무소의 NAS에 저장하여 관리하고 있었습니다. 하지만 태블릿 PC는 운영체제가 달라 NAS의 데이터에 접근하는 것이 어려웠고, 이에 따라 데이터는 현장 사무소의 PC에서 확인할 수 밖에 없었습니다.


"도면 등을 현장에서 보아야 하는 작업 중에 확인이 필요한 작업은 사무실로 돌아가야 했습니다. 작업자가 적시에 정보를 볼 수 있는 데이터의 보관 방법을 생각할 필요가 있었습니다" 라고 토비시마의 나카야 씨는 말합니다.

Dropbox Business 도입으로 해답을 찾다

쉽게 대용량 파일을 공유 / 파일을 쉽게 찾고 관리 / 최고의 편리성

토비시마 주식회사는 새로운 데이터 저장 방법을 비교 한 결과, Dropbox Business를 도입했습니다.


"태블릿에서 쉽게 볼 수 있는 것 외에도 NAS 자체의 고장 및 재해로 인한 데이터 손실 위험과 유지 및 운용에 걸리는 부하 등을 고려하면 클라우드 스토리지를 검토해야한다고 생각했습니다. Dropbox는 기본 화면이 알기 쉽고, IT에 익숙하지 않은 사람도 쉽게 사용할 수 있는 점을 높이 평가하여 도입을 결정하였습니다." 고 오자와 씨는 도입 이유를 말합니다.

CAD 데이터, 현장 기록 사진 등 고용량인 대량의 파일을 빠르면서 안전하게 업로드 할 수 있고, 부분 동기화 기능과 오프라인 환경에서도 파일을 볼 수 있으며, 진행 중인 프로젝트 내용만 장치에 동기화 할 수 있는 스마트 싱크 '기능, 호환되는 애플리케이션이 다수 있는 등 이 모두가 Dropbox 도입의 중요한 요인이 되었습니다.


"또한 저를 포함한 현장 소장들은 과거에 관리한 현장의 다양한 데이터를 개인적으로 소유하고 업무에 참고할 수 있게 되었습니다. 이러한 데이터는 계속 늘어나므로, NAS는 계속 증설이 필요하지만, 클라우드 서비스는 용량 확장도 유연하게 할 수 있습니다. 이것은 관리하는 입장에선 매우 감사한 일 입니다" 라고 나카타니 씨는 말합니다.

Dropbox Business 도입 결과

언제 어디서나 정보 확인 가능 / 협력업체와의 파일 공유도 손쉽게 진행

토비시마 주식회사는 시험 도입을 거쳐 Dropbox Business를 본격 활용하기 시작하였고, 현장에도 순차적으로 확장하여 2020 년까지 전 현장에 배포할 계획입니다.


"특히 고층 작업 때 도면을 확인하고 싶은 경우 사무실로 이동하는 시간과 수고를 하지 않고 iPad에서 확인할 수 있는 것으로도 업무 효율을 상당히 높일 수 있습니다. 작업의 효율화는 물론, 각 담당 관리자 업무량의 절감 효과도 기대할 수 있습니다" 라고 도입 효과에 대해 회사의 다나카 유 유 씨는 말합니다.

Dropbox Business 도입을 통해 현장의 문서 보관량이 감소하였습니다. 기존에는 플로터로 출력한 도면을 현장에 지참하는 일이 많았습니다.


"지금은 스마트폰과 iPad에서 Dropbox 에 저장한 모든 자료를 볼 수 있기 때문에 도면을 사전에 출력할 필요가 없어졌습니다." 라고 다나카 씨는 이야기합니다.

건설 업계에서는 조인트 벤처 (JV) 방식으로 공사 시공을 하는 경우가 많습니다. 그 때에도 Dropbox 가 큰 도움이 됩니다.


"JV는 여러 기업과의 정보 공유가 필수입니다. 하지만 자사의 파일 서버를 외부에 공개하는 것은 보안 및 규정 준수의 문제가 있습니다. Dropbox는 열람 권한 등을 상세하게 설정할 수 있기 때문에 안심하고 파일을 공유할 수 있습니다" 라고 오자와 씨는 말합니다. 비슷한 장점을 활용해 회사 내부에서도 Dropbox로 파일 공유를 하고 있습니다.

토비시마 주식회사는 앞으로 더욱 다양한 파일 관리를 Dropbox Business 로 할 방침입니다.


먼저는 사진 데이터입니다. 현재 각 현장에서 기록과 보고를 위한 현장 사진을 매일 대량으로 촬영하고 관리 대장을 만들어 관리하고 있었습니다. 이 모든 작업이 업무 시간 증가의 한 요인이었습니다.


"현재 일부 현장에서는 사진을 Dropbox에 저장하고 사진 정리 및 대장 작성은 Dropbox를 통해 외부에 위탁하려 하고 있습니다. 앞으로는 직원들의 업무 부담을 줄이는 것을 목표로 널리 전개해 나갈 예정입니다" 라고 오자와 씨는 말합니다.

이를 통해 토비시마 주식회사는 노동 시간 단축에 대한 기대를 하고 있습니다. 또한 미래에는 현장 사무소의 NAS를 모두 폐지하고 모든 데이터를 Dropbox로 통합하는 방안도 검토하고 있습니다.


이외에도 본사의 파일 서버를 클라우드로 통합한 후 전사적 커뮤니케이션 도구로 Microsoft Office365를 도입하는 등 업무 방식의 혁신은 경영상의 중요한 테마 중 하나입니다. 앞으로도 업무 방식의 혁신에 있어 Dropbox에 많은 기대를 하고 있습니다. 일련의 활동을 지원하는 것으로, 앞으로도 Dropbox Business가 이 추진력을 이어나갔으면 하는 바램입니다.






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