Virtual First 모델에 대한 최신 연구 결과

By Dropbox team, 출처: What our latest research says about our Virtual First model | Dropbox Blog

우리는 2년 넘게 Virtual First기업으로 활동해 왔습니다. 저희 모델은 의도적으로 하이브리드를 사용하지 않는 독특한 업무 방식입니다. 대신 원격 근무가 직원들의 주된 경험이지만, 직접 대면하는 것을 대체할 수 없다고 믿기 때문에 계획된 모임과 협업을 위해 여전히 함께 모입니다. 유연성을 제공하고 분산된 인력을 통해 더 넓은 인재 풀을 활용할 수 있게 함으로써 직원들이 직장에서 최고의 생산성을 발휘할 수 있는 환경을 조성하여 궁극적으로 고객에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있도록 돕고 있습니다.

Virtual First 근무를 구현한 이후, 업무 환경과 함께 발전하기 위해서는 학습 마인드를 유지하는 것이 중요하다는 것을 깨달았습니다. 새로운 연구, 업계 인사이트, 직원 피드백을 통해 Virtual First를 발전시키는 방법에 대한 정보를 얻었으며, 사무실 근무자, 완전 원격 근무자, 또는 그 중간 위치에 있든 관계없이 이러한 결과를 전 세계와 공유하는 것이 가치가 있다는 것을 알고 있습니다. 이제 Dropbox의 인력 분석팀과 외부 연구팀이 Dropbox 사용자를 대상으로 심층 인터뷰와 설문조사를 통해 수집한 최신 인사이트를 공유하게 되어 매우 기쁘게 생각합니다. 이 새로운 연구에서는 널리 퍼져 있는 버추얼 퍼스트의 주제와 Dropbox 직원들이 업무 모델에서 채택한 몇 가지 주요 행동 및 전략을 분석했습니다.

또한, 다양한 업무 방식에서 성공할 수 있는 새로운 사례를 Virtual First 툴킷에 추가했으며, Virtual First와 관련된 모든 것을 한 곳에서 볼 수 있는 허브인 virtualfirst.dropbox.com을 오픈했습니다. 여기에서는 근무 모델의 원칙, 연구 결과와 리소스, 원격 근무를 위한 팁을 확인할 수 있습니다.

분산 환경에서의 근무에 대한 최신 연구 결과와 직원들의 인사이트, 그리고 이를 지원하는 도구 키트 사례를 자세히 알아보세요.l

Virtual First에서 연결의 가치

Virtual First의 독특한 측면 중 하나는 가상으로만 이루어지는 것이 아니라는 점입니다. 대면 연결은 우리 모델의 중요한 부분이며 모든 연구에서 핵심적인 초점으로 남아 있습니다. 연구 결과에 따르면 고품질의 상호작용에 초점을 맞추고 팀원들을 더 깊이 알아가는 등 대면 경험을 특별하게 만드는 것이 원격 또는 하이브리드 근무 환경에서도 이러한 관계를 유지하고 균형감을 느끼는 데 핵심이 될 수 있습니다.

"정말 정신이 번쩍 들었어요. 활력이 넘친다는 말은 정말 그런 의미입니다. 업무에 새로운 활력을 불어넣어 주었죠." - 처음으로 동료를 직접 만난 Dropbox 설문조사 참가자의 의견

설문조사 참가자들은 직접 대면할 때 형성되는 깊은 유대감 외에도 화면 상에서 더 강한 유대감을 형성하고 싶다고 답했습니다. Zoom을 통해 시선을 맞추고, 목소리 톤을 조절하고, 존재감을 드러내기 위해 에너지를 쏟는 등 보다 미묘하고 행동적인 방법도 있습니다. 팀 미팅을 시작할 때 아이스 브레이킹 시간을 설정하거나 팀원들이 최근 휴가나 개인적 이정표에서 찍은 사진을 추가할 수 있도록 의제에 공간을 남겨두는 등 보다 구조적인 방법도 있습니다. 대면과 온라인 연결 모두에 모범 사례를 적용함으로써 Dropbox는 좋은 성과를 거두고 있습니다. 가장 최근의 참여도 설문조사에서 91%의 Dropbox 직원들이 가상 공간에서 팀이 잘 협력할 수 있다고 답했으며, 87%는 함께 일하는 사람이 자신을 인격적으로 배려해 준다고 답했습니다.

"누군가가 주말에 등산하러 가는 것을 좋아한다는 것을 알고 있다면, 회의 시작을 '오, 안녕하세요! 주말에 또 등산하러 가셨나요?'로 시작하면 훨씬 더 편안하고 친근한 분위기가 조성됩니다." - Dropbox 설문조사 참여자

가상 연결이 점점 나아지고 있지만 여전히 어려운 점이 없는 것은 아닙니다. 예를 들어, 참가자들은 가상 회의 후 비공식적인 연락이 끊기는 경우가 많다는 점을 문제점으로 꼽았습니다. 중요한 회의가 끝난 후 동료와 연락하여 "회의는 어땠나요?"와 같은 질문을 하는 경우가 바로 이런 경우입니다. Slack을 통해 이 작업을 수행할 수 있지만, 항상 솔직한 피드백을 제공하는 것은 아니며 목소리 톤, 바디랭귀지, 흥분 수준과 같은 중요한 단서를 놓칠 수 있습니다. 중요한 미팅이 끝난 후 신뢰할 수 있는 파트너와 빠르게 동기화 할 수 있는 의도적인 시간을 확보하거나(Zoom 또는 Slack 허들), 미팅이 어떻게 진행되었는지 요약할 수 있는 1:1 전용 공간을 마련하면 이러한 장벽을 극복할 수 있습니다.

분산된 업무 공간에서 상호 작용하는 방식에 대한 이해가 필요하다는 점에 착안하여, 저희는 팀과 프로젝트의 건강을 개선하기 위한 다양한 연습을 제공합니다. 팀 결속 의식 양식 연습은 팀이 유대를 강화하고, 공유 가치를 구축하며, 좋은 습관을 강화하여 대면 및 가상으로 동료와 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.

회의 광풍과 효율성

Virtual First를 구현한 이후, Dropbox는 비동기화를 기본으로 하는 사고방식, 핵심 협업 시간 준수, 토론, 토의, 의사 결정 등 꼭 필요한 회의만 예약하는 등의 전략을 도입해 불필요한 회의를 줄이는 데 적극적으로 주력해 왔습니다. Dropbox 데이터에 따르면 Dropbox는 전반적으로 이러한 변화를 성공적으로 실천하고 있지만 개선의 여지가 있는 것으로 나타났습니다. Dropbox 사용자의 73%가 '종일 동기화에서 기본값 비동기화로 전환'을 성공적으로 실천하고 있다고 답했으며, 66%가 대부분의 회의가 핵심 협업 시간(시간대가 겹치는 동기화/공동 작업을 위한 전사적인 4시간 시간 블록) 내에 이루어진다고 응답했습니다.

하지만 이번 조사를 통해 미팅의 필요성과 효과를 분석할 때 고려해야 할 미묘한 차이가 있다는 사실도 발견했습니다. 비동기식 작업을 위해 회의를 줄이려면 특히 많은 사람들이 어려움을 느끼는 명확하고 정확한 수준의 문서 작성과 관련된 새로운 기술이 필요합니다. 사람들은 종종 비동기식 의사소통에 실패한 후 Zoom 동기화 일정을 잡는 경우가 많은데, 이는 얼굴을 마주보고 대화하는 것이 해석과 해결이 더 쉽기 때문입니다. 예를 들어 "알았어, 멋지다"와 같은 문구는 실제 동의부터 굴복이나 항복까지 다양한 의미를 내포할 수 있지만 작성자와 읽는 사람이 같은 해석을 공유한다는 보장은 거의 없습니다.

"사람들이 Slack에서 매우 짧은 답변을 할 때면 좌절감을 느낍니다. 프로젝트가 잘 진행되고 있는지, 곧 완료될 것인지 물어보면 "네!"라는 한 마디 대답을 듣게 되죠. 불투명하게 하려는 의도가 아닌 것은 분명하지만, 저는 더 많은 맥락과 실제로 일이 잘 진행되고 있다는 확신을 원합니다. 두 번 물어보고 무례하게 보일까 봐 걱정되어 30분짜리 Zoom을 예약할 수도 있습니다. 더 짜증날 수도 있겠죠. 하지만 이미 완료된 부분이나 아직 완료되지 않은 부분에 대해 제가 도울 수 있는 부분이 있는지 알고 싶습니다. - Dropbox 설문조사 참가자

회의의 가치와 효율성에 대한 관점과 선호도는 사람마다 다르기 때문에 같은 회의에 참석한 두 사람이 회의가 어떻게 진행되었는지에 대해 완전히 다른 의견을 내놓을 수 있습니다. 어떤 팀은 회의 초반에 친목을 도모하는 것을 선호하는 반면, 어떤 팀은 구조화된 안건을 꼼꼼히 검토하는 등 회의 규범도 팀마다 다를 수 있습니다. 이번 연구에서 참가자의 약 절반은 여러 국가의 동료와 함께 일하기 때문에 문화적, 언어적 차이를 극복하는 데 어려움이 있었습니다. 일반적으로 사람들은 서로 다른 그룹의 규범을 존중하는 방법을 이해하고 필요에 따라 다양한 회의 스타일에 적응하려고 노력했습니다.

이러한 교훈 중 일부는 Dropbox Dash와 같이 우리가 개발 중인 제품에도 영향을 미치고 있습니다. 콘텐츠를 비동기식으로 공유하지 않고 회의를 진행하는 것이 생산성을 저해하는 요인이 될 수 있다는 사실을 알게 되었습니다. Dash는 업무에 필요한 콘텐츠를 표시해 정보 격차를 줄임으로써 회의 시간을 줄이고 업무에 더 집중할 수 있도록 도와줍니다.

팀들이 비동기화를 기본으로 하는 사고방식을 더욱 성공적으로 활용할 수 있도록, 간결하고 명확한 서면 커뮤니케이션을 위한 이해를 돕기 위한 글쓰기, 효과적인 회의 진행을 위한 전략 배포와 같은 커뮤니케이션 기술을 향상시킬 수 있는 방법을 가상 우선 툴킷에 추가했습니다.

전반적으로 직원들은 Virtual First에 매우 잘 적응하고 있으며 생산성과 균형감이 높아졌다고 말합니다. 유연성을 제공하는 가상 업무와 소속감을 고취하는 대면 업무의 독특한 조합 덕분에 Virtual First를 통해 최고의 업무 성과를 낼 수 있다고 믿습니다. 그리고 연구 결과 그 효과가 입증되었습니다. 또한 직원들은 오랫동안 지속되어 온 사무실 업무의 습관과 관습을 버리고 미래의 업무에 가장 적합한 방식으로 대체하는 데 성공하고 있습니다. 학습에서 관행을 탈학습으로 전환하는 데 효과적인 몇 가지 방법을 소개합니다.

저희는 이 모델에 대한 접근 방식을 민첩하고 유연하게 유지하기 위해 노력해 왔으며, 앞으로도 동료들의 피드백을 지속적으로 수집하고 연구를 통해 업무의 미래를 탐색해 나갈 것입니다. 팟캐스트 '원격으로 궁금한 것들'을 통해 최신 소식을 듣고, Virtual First에 관한 모든 것을 virtualfirst.dropbox.com에서 확인하시기 바랍니다.