봄은 이직, 퇴사, 취업 등 커리어에 관련된 다양한 키워드의 검색 수치가 올라갈 정도로 이동이 잦은 계절입니다. 이 기간 말고도 중요한 자료를 다루는 직원의 퇴사를 앞둔 관리자나 CEO 분들 께서는 ‘좋은 게 좋은거지 설마…’라는 개운하지 않은 인간적인 믿음으로 소중한 자료를 방치하는 경우가 적지 않습니다.
레이오프 등 비교적 유연하고 단호하게 퇴사자의 업무와 자료를 컨트롤 할 수 있는 다른 나라들과는 달리, 우리나라는 인수인계 기간이나 같이 해온 세월 등 정을 이유로 접근권한을 막거나, 관리가 느슨한 곳이 존재합니다. 하지만 요즘들어 업무용 파일 삭제, 회사 홈페이지 초기화 등 앙심을 품고 좋지 않은 감정으로 퇴사한 퇴사자들의 후기나 기사가 심심치 않게 올라오고, 퇴사자가 처벌을 받는다 해도 회사는 내부적으로 다시 여러가지의 자산을 다시 만드는데 시간과 비용을 지불해야 하니 ‘소 잃고 외양간 고치는 것’ 보다는 먼저 그에 대한 대비를 드롭박스와 함께 세우는 현명한 분들이 늘고 있습니다.
파일 보호와 변경에 대한 트래킹이 가능한 드롭박스 사용법
퇴사자들의 파일 삭제 방지 및 파일 보안과 보호를 위해 드롭박스를 선택해주세요. 드롭박스는 파일 삭제 방지는 물론, 지워진 데이터를 복원하는 기능까지 갖추고 있습니다. 인수인계 등의 시간에는 해당 팀원의 권리를 일시 중지시키거나 특정 폴더의 접근 권한을 조정해줄 수도 있으며, 퇴사 시 퇴사자의 자료를 다른 공간으로 다운로드 없이 백업해주며, 퇴사자의 계정을 완전 삭제할 수 있습니다.
간편한 퇴사자 관리 사용법을 살펴보면, 관리콘솔의 팀원에서 퇴사자의 계정에 대한 부분을 컨트롤 할 수 있습니다. 팀원삭제를 누르면 퇴사자의 자료를 다른 팀원에게 언제 이전할 것인지, 추후 온라인 로그인 시 본인 기기에서 파일을 삭제할 것인지 설정할 수 있습니다.
내부 뿐만이 아닌 동기화를 통한 외부 PC의 데이터 관리
퇴사자 관리 사용법에 대해 조금 더 알아보자면, 설정을 계속 진행하여 완료를 누르면 퇴사자의 계정 완전삭제가 진행됩니다.
"이 팀원의 장치가 다음번에 온라인 상태가 되면 장치에서 콘텐츠를 삭제하시겠어요?"
위 메뉴를 선택하면 해당 사용자의 모든 기기에서 Dropbox 자료들이 더이상 보이지 않도록 삭제할 수 있습니다. 여기서 중요한 부분은 원본 자료가 삭제되는 것이 아닌 해당 사용자의 기기에서만 자료를 찾을 수 없게 삭제되는 것이니 안심하고 삭제하셔도 좋습니다. 혹시라도 임의로 지운 데이터가 있더라도
롭대리처럼 향후 모든 데이터는 일정 기간 안에 다시 살릴 수 있으니까요. 😊
또한, 특정 데이터에 누가 언제 접근을 했고 수정을 했는지, 각 계정 별 활동 내역도 알 수 있어, 불편한 상황을 만들지 않고도 충분히 여러가지 업무적 체크가 가능합니다. 또한, 버전 별로 파일을 되돌릴 수 있어 더욱 효율적인 파일 관리와 업무를 진행할 수 있는 드롭박스. 신뢰와 믿음을 통한 업무는 팀원간의 시너지를 만들고 소모적인 리소스를 줄일 수 있어 너무나도 강조되는 부분입니다. 서로 감정 상하거나 얼굴 붉힐 일 없이 드롭박스를 통해 최대한의 업무 시너지를 내보는 것은 어떨까요?
